Fail-Friday: Autovervollständigt ins Fettnäpfchen & der Zoom-Link, der nie stirbt

Willkommen zu unserem Fail-Friday! Beim Fail-Friday teilen wir anonymisierte Pannen aus dem IT-Alltag – mit Augenzwinkern und einer klaren Lesson learned. Ziel: gemeinsam besser werden, ohne Fingerzeigen.

Fail #1: „Autovervollständigt … an die falsche Person“

Was passiert ist:
Eine Kollegin schickt sensible Angebotszahlen an „Max Mustermann (extern)“ statt an „Max Mustermann (intern)“. Grund: Autovervollständigung + Enter – und die Mail ist raus. Der Kunde bekommt interne Zahlen, das Team schwitzt.

Warum es passiert ist:
Hektik, ähnliche Namen in der Empfängerliste, fehlende DLP-Warnung und keine „Verzögert senden“-Regel.

Lesson learned (kurz & praxisnah):

• Empfänger zuletzt prüfen (TO/CC/BCC) – erst dann Senden.
• „Verzögert senden“ 2–3 Minuten aktivieren (Outlook/Clients).
• DLP/Absenderwarnungen nutzen: Pop-up, wenn externe Domains enthalten sind.
• Kontakt-Tags pflegen: „(intern)“ vs. „(extern)“ im Anzeigenamen.

5-Minuten-Check:

• Autovervollständigung: veraltete/ähnliche Einträge löschen.
• Regel „Verzögert senden“ aktiv.
• DLP/Externe-Warnbanner eingeschaltet?
• Sensible Anhänge: verschlüsseln oder Link mit Berechtigungen nutzen.

Fail #2: „Der Zoom-Link, der nie stirbt“

Was passiert ist:
Ein dauerhaft wiederverwendeter Meeting-Link kursiert im Unternehmen. Wochen später tritt ein Ex-Dienstleister zur falschen Zeit bei – mitten in ein internes Strategie-Meeting. Peinlich, vermeidbar, aber lehrreich.

Warum es passiert ist:
Bequemlichkeit („immer derselbe Link“), fehlende Wartezone, kein Passwort, kein Host-Only-Start und keine Ablaufregeln.

Lesson learned (kurz & praxisnah):

• Ein Meeting = ein Link (keine „permanenten“ Links für Vertrauliches).
• Wartezimmer & Passcode standardmäßig aktivieren; Only Host can start.
• Teilnehmerrechte restriktiv: Beitritt nur mit Auth des eigenen Tenants.
• Links entziehen: Nach Projektende Einladungen widerrufen, Gastkonten deaktivieren.

5-Minuten-Check:

• Wartezimmer/Passcode: an?
• „Nur authentifizierte Nutzer“ erlaubt?
• Alte Serien-Meetings & Gäste entfernen?
• Kalendereinladung ohne öffentliche Weiterleitung?

Mini-Checkliste für die Woche

• Mail: Verzögert senden aktivieren; externe Warnbanner einschalten; Autovervollständigung aufräumen.
• Meetings: Pro Termin ein Link; Wartezimmer + Passcode; Teilnehmer nur aus dem eigenen Tenant.
• Freigaben: Statt Anhang: Link mit Berechtigungen (Ablaufdatum, Nur-Lesen).
• Sensibles absichern: E-Mail-Security, DLP-Richtlinien & M365/Google-Freigaberichtlinien prüfen.

Hinweis zu Datenschutz & Respekt

• Alle Stories sind anonymisiert – keine Rückschlüsse auf Personen oder Firmen.
• Ziel ist Lernen statt Blaming: einfache Regeln, die sofort helfen.

Fazit: Kleine Fails passieren – wichtig ist, dass wir daraus schnelle Gewohnheiten machen: Empfänger checken, Senden verzögern, Meeting-Links absichern. So werden Pannen zu Quick-Wins.